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Otimização de estoque – Por que não deixar mercadorias paradas

Armazenar sobras de estoque é um erro muito comum entre os lojistas e que pode ser resolvido com promoções agressivas, que podem inclusive conter produtos que são vendidos abaixo do seu valor de custo. O lojista pode acreditar estar tendo prejuízo nesta situação mas nem sempre é assim. Neste artigo vou tentar convence-los de que muitas vezes vender produtos abaixo de seu custo pode representar lucro, então vamos lá. Primeiro algumas definições.

Estoque ideal

Primeiramente quero falar um pouco do que seria o estoque ideal, ou seja, aquele que geraria o maior lucro possível.

Idealmente teríamos em nossa loja um estoque exato, todos os produtos seriam vendidos com mark-up “cheio”, absolutamente nenhum produto ficaria parado na loja e, principalmente, nenhuma venda seria perdida por falta de produto. Resumidamente, temos em nossa loja exatamente o que irá vender, nem um produto a mais, nem um produto a menos. Esta é a situação perfeita. Tão perfeita quanto impossível de ocorrer.

O estoque real e o preço

Não temos como saber a priori tudo o que irá vender, por isso o lojista compra sempre a mais. Mais cores, mais modelos, mais tamanhos do que efetivamente será vendido.

São vários os fatores que determinam quais produtos terão saída. Aquela blusa muito parecida com a que a atriz da capa daquela revista famosa está usando. O inverno pode não estar tão frio assim. Ou então aquela estampa pode ter caído no gosto das mulheres inesperadamente.

Independente do fator que determina o que vende a mais ou a menos, existe um segundo fator que vai determinar as vendas de todos os produtos: o preço. Depois de termos comprado o nosso estoque, esta será a única variável que vamos poder operar.

O grande engano

Quando a estação se encaminha ao fim, começa a ficar claro quais produtos ficarão parados no estoque.

Muitos lojistas fazem promoções tímidas (20, 30, 40%) e acabam armazenando parte das sobras do estoque acreditando que aquele produto vende sempre, e no próximo inverno vai poder colocá-lo em exposição novamente. Isto pode até ser verdade, mas considere os seguintes fatores:

  • E se o produto não vender novamente no próximo ano? Terá ficado um ano inteiro parado em estoque apenas para ver que ficará mais um ano.
  • O valor de custo do produto estará parado. Isto equivale a pegar dinheiro vivo e deixar no cofre. Muitas vezes isto ocorre ao mesmo tempo em que se paga juros para adiantar recebimentos em cartão ou cheque, além de empréstimos e juros de cheque especial. Faz sentido? Sem contar que com este dinheiro em mãos poderia-se comprar a próxima coleção a vista, ganhando um desconto do fornecedor, ou então poderia ser usado em propaganda turbinando as vendas desta coleção.
  • Ano que vem, com o mesmo valor ou até menos, você poderá comprar novamente as peças que precisar, então pra quê guardar o estoque e deixar o dinheiro parado por todo o ano?

A análise do lucro por coleção

Façamos um exercício simples de matemática. Vou simular com valores e quantidades pequenos para efeito de exemplo, mas não é difícil extrapolar para todo o estoque de sua loja.

Vamos imaginar que nesta coleção compramos 5 produtos a R$10,00 cada e colocamos o preço de venda em R$15,00.

Agora vamos imaginar que a estação está chegando ao final e vendemos apenas 3 produtos, faturando R$45,00. Se optarmos por deixar os 2 produtos restantes parados em estoque para vender no próximo ano, vamos carregar por longos meses este prejuízo de R$5,00 (-10%).

Agora, se fizermos uma super promoção e conseguirmos vender os produtos restantes por R$3,00 cada (80% de desconto!!!) teremos um lucro de R$1,00 (+2%). O que é melhor? Os dois produtos da promoção aparentemente foram vendidos com prejuízo, mas se verificarmos toda a coleção, o lucro está justamente nestes produtos. Eles salvaram a estação!

Conclusão

Várias medidas podem ser tomadas para otimizar o estoque, aqui abordamos apenas a questão das mercadorias paradas, um erro muito comum entre lojistas e que se compreendido e evitado (utilizando promoções) pode representar aquele lucro que estava faltando em sua loja.

Contagem de Estoque

O controle de estoque de uma loja de confecções não é nada simples. Existem perdas, produtos infelizmente são roubados, desviados e o erro humano é inevitável, dando baixa do produto errado por exemplo. Desta forma é muito comum que o estoque físico (aquele efetivamente presente na loja e nos armazéns) se distancie do estoque lógico (aquele que o sistema indica).

Para isso existe a contagem de estoque, procedimento onde todas as mercadorias presentes fisicamente na loja são lidas e então o sistema confronta as informações, indicando as diferenças e ajustando o que for necessário.

Para efetuar a contagem vá em Utilitários-> Contagem de estoque, uma tela se abrirá com as instruções e especificações das funções, leia atentamente e clique em Iniciar.

Uma nova tela se abrirá, nessa tela deve-se inserir os produtos, lendo o código de barras ou informando a referência e quantidade, essa é a coleta de referências.

<a href="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/CE2.jpg"><img class="alignnone size-full wp-image-647" title="CE2" src="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/CE2.jpg" alt="" width="630" height="394" /></a>

 

Depois de inseridos os produtos que deverão ser contados, clique em ‘ok’. Neste momento o sistema irá calcular as diferenças e apresentar em tela. Nessa tela você poderá escolher entre Ignorar os ajustes das diferenças de contagem de estoque ou Aplicar Ajuste para que as quantidades sejam alinhadas entre o sistema a contagem real de estoque.

 

 

Após finalizar, no caso de ignorar o ajuste, nada será mudado, caso haja discrepância de estoque (contagem manual x produtos existentes no sistema), e você aplique o Ajuste, o mesmo aparecerá no relatório de Balanço de Estoque, é saudável gerar esse relatório e verificar se os ajustes estão corretos.

Você pode encontrar o relatório no Retaguarda, na aba Relatórios-> Produtos-> Balanço de Estoque. Selecione o período e clique em emitir balanço.

 

Nota sobre consignações

Quando há consignações em aberto, a contagem considerará que as mesmas ainda constam no estoque da loja, somente não estão fisicamente na mesma. Isto por que estas mercadorias ainda não foram vendidas. Portanto na hora de ajustar elas serão contadas como parte do estoque e já aparecerão automaticamente na tela de contagem de estoque.

 

<a href="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/CE6.jpg"><img class="alignnone size-full wp-image-651" title="CE6" src="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/CE6.jpg" alt="" width="626" height="390" /></a>

Como emitir NFe pelo Focus Lojas

Sua loja também pode emitir NFe  (Nota Fiscal Eletrônica) das vendas emitidas pelo Focus Lojas. Para contratar o serviço, entre em contato com o nosso departamento comercial no e-mail contato@acras.com.br.

A configuração do serviço é fácil, basta entrar no PDV no menu Configurações -> Sistema -> Fiscal.

Ali você deverá marcar a opção “Utiliza módulo NFe” e preencher os campos:

  • Token para acesso: É como você se identificará no sistema, este campo será fornecido pelo suporte após a habilitação do sistema
  • URL: Preencha com http://producao.acrasnfe.acras.com.br
  • NCM – Capítulo padrão: Caso você utilize um capítulo NCM que seja compartilhado com todos os produtos, você pode preencher aqui (são apenas 2 dígitos)
  • CFOP: Preencha cada código fiscal de operação que você precisa utilizar para cada operação. Caso tenha dúvidas, seu contador poderá lhe informar os dados corretos.
Caso você tenha algum produto que fuja a regra, você poderá configurar CFOP’s e NCM’s específicos no cadastro de produto do retaguarda, na aba “Configurações”.
A NFe pode ser emitida no PDV após a realização da venda. Entre em Vendas -> Editar Vendas e busque a venda desejada. Selecionando a venda e clicando em “Ações” você visualiza as opções da NFe, para enviar uma nota, selecione “Emitir NFe” e pronto!

 

Saldo de Cliente

No comércio a frequência em que ocorrem trocas de mercadorias é grande e em alguns casos o cliente deseja levar mercadorias em um valor menor do que está devolvendo. Neste artigo mostramos  quais as opções que o Focus Lojas oferece para este caso. Se preferir temos também uma video aula que cobre este mesmo assunto.

Quando um cliente devolver mercadorias em um valor maior do que levar temos 3 opções:

1 – Ignorar o saldo do cliente, ou seja, o cliente vai perder o saldo excedente.

2 – Armazenar o saldo do cliente em sistema, esta opção pode ser estratégica, pois pode estimular o cliente para que ele volte outro dia até a loja e acabe, talvez, gastando mais do que o saldo que ele possui.

3 – Reembolsar o saldo ao cliente.

 

Para configurar quais opções são permitidas, siga o menu Parâmetros do Sistema-> Configurações do sitema.

 

Exemplos no PDV:

Exemplo do primeiro caso: O cliente comprou uma mercadoria no valor de R$250,00 e nos devolveu duas mercadorias no valor de R$200,00 cada, ou seja, ficou um saldo de R$150,00.

<a href="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/FL2.jpg"><img class="alignnone size-full wp-image-629" title="FL2" src="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/FL2.jpg" alt="" width="695" height="424" /></a>

O sistema identifica que ficou o saldo positivo e pergunta o que deseja fazer com ele. 

No primeiro caso: Ignorar Saldo, basta clicar na opção que a venda será fechada.

Segundo caso: Creditar Em Sistema: Clicando nessa opção, uma nova venda será aberta, ao iniciar uma nova venda para o mesmo cliente, perceberá que o saldo remanescente aparecerá na parte de baixo da tela de venda como credito para po cliente. Basta prosseguir normalmente com a venda que o sistema já fará o desconto e cobrará somente a diferença.

<a href="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/FL4.jpg"><img class="alignnone size-full wp-image-631" title="FL4" src="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/FL4.jpg" alt="" width="695" height="424" /></a>

Terceiro caso: Reemboldo para o cliente:

Exemplo: O cliente compra uma peça no valor de R$20,00 e devolve uma no valor de R$200,00, fica um saldo de R$180,00, ao efetuar a venda, o sistema irá identificar a necessidade de manejo desse saldo, aí basta escolher ‘Reembolso ao Cliente’ na tela, o sistema dará duas opções: Reembolsar em dinheiro, que só estará habilitado caso existe saldo disponível em caixa.

<a href="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/FL51.jpg"><img class="alignnone size-full wp-image-634" title="FL5" src="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/FL51.jpg" alt="" width="686" height="434" /></a>

Depósito Posterior, caso seja escolhido reembolsar em dinheiro, o sistema tirará esse valor do caixa e registrará que foi feito um reembolso, se for escolhido Depósito posterior, será gerado um movimento de caixa no valor do saldo do tipo deposito para reembolso, feita a escolha a venda é realizada normalmente.

Como Emitir Nota Fiscal Paulista e Gaúcha

A Nota Fiscal Paulista e a Nota Fiscal Gaúcha são programas de recompensas válidos nos estado de São Paulo e Rio Grande do Sul, onde o consumidor pode receber parte do ICMS recolhido nos estabelecimentos. O Focus Lojas está totalmente aderente a estes dois programas, permitindo a inserção do já famoso “CPF na nota” no momento da venda.

Se sua loja está no estado de São Paulo ou Rio Grande do Sul e trabalha com ECF (Emissor de Cupom Fiscal), seu cliente precisa apenas fornecer seu CPF para participar do programa. Isto pode ser feito de duas formas:

1) Selecionando o cliente na tela de venda.

<a href="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/NFP.jpg"><img class="alignnone size-full wp-image-638" title="NFP" src="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/NFP.jpg" alt="" width="557" height="418" /></a>

O cliente precisa apenas ter sido cadastrado previamente no sistema com o seu CPF.

2) Caso o cliente não esteja cadastrado, o CPF pode ser inserido no momento da venda pressionando a tecla F3, quando então abrirá um campo para sua inserção.

<a href="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/NFP1.jpg"><img class="alignnone size-full wp-image-640" title="NFP1" src="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/NFP1.jpg" alt="" width="557" height="417" /></a>

É importante apenas fornecer o CPF antes da entrada dos itens, pois esta informação deverá constar no início do Cupom Fiscal.

Ao final do mês, é necessário enviar um arquivo com estas movimentações para o SEFAZ do estado. Para gera-lo, basta acessar o sistema de retaguarda e ir no menu Relatórios -> Fiscal -> Nota Fiscal Paulista / Gaúcha.

<a href="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/menu_nf_paulista_gaucha.png"><img class="size-full wp-image-681 alignnone" title="Menu NF Paulista e Gaúcha" src="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/02/menu_nf_paulista_gaucha.png" alt="" width="522" height="140" /></a>

Não esqueça que sua empresa deverá estar cadastrada no respectivo programa, que pode ser feito pelos sites:

  • Nota Fiscal Paulista: http://www.nfp.fazenda.sp.gov.br/. Ali você deverá acessar o sistema do SEFAZ e enviar o seu arquivo de movimentações mensalmente.
  • Nota Fiscal Gaúcha http://nfg.sefaz.rs.gov.br/. Você deverá fazer o download do programa NFG-Desktop para transmissão do arquivo, também mensalmente.

 

Controle de estoque refinado com a análise de marcas

controle de estoque é fundamental no gerenciamento de uma loja. Todo lojista sabe que, além de vender bem, deve comprar bem. A compra é uma etapa fundamental no processo do varejo.

Em lojas multi-marcas o lojista está constantemente procurando novas marcas que possam dar um empurrão extra nas vendas, e querem se livrar das marcas que não vendem bem.

Para ter esta visualização para qualquer período siga o menu Relatórios -> Vendas -> Ranking de Marcas.

Veja o exemplo abaixo, a marca que mais vendeu em quantidade não é necessariamente a melhor, pois outras que vendem menos tiveram uma margem maior.

 

Caixa de busca de produtos no Ponto de Venda

Todo lojista sabe que uma das operações mais críticas em um sistema de frente de caixa é a venda. Neste momento são coletadas informações estratégicas sobre seu negócio, o estoque é movimentado, os recebimentos ocorrem e seu cliente pode ser cadastrado.

Uma tela de vendas completa, rápida e fácil de operar é estratégico para o lojista e nossa proposta sempre foi a de deixar esta tela o mais ágil possível.

Na versão 4.6 do sistema estamos lançando uma melhoria na forma como o PDV localiza os produtos, esta melhoria deverá diminuir o tempo de entrada dos produtos em casos em que não se tem um código de barras disponível.

Assista ao vídeo abaixo e nos conte o que achou!

Como obter a Lista de vendas no PDV.

Para imprimir uma listagem de vendas do PDV, você deve seguir o menu Vendas-> Editar Vendas. A tela ‘Visualização de Vendas Realizadas’ irá abrir. Nessa tela você clica em ‘Buscar Vendas’. A tela ‘Pesquisa por vendas realizadas’ irá se abrir, nessa tela você pode fazer sua busca por número da venda, data, cliente, valor ou vendedor, basta selecionar o que deseja e clicar em ‘Selecionar’. Depois de selecionada a forma da busca, voltará para tela ‘Visualização de vendas Realizadas’ e lá estará o resultado da sua busca.

<a href="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/01/3.jpg"><img class="alignnone size-full wp-image-590" title="3" src="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/01/3.jpg" alt="" width="814" height="570" /></a>


Para imprimir a Lista de Vendas, clique no botão ‘Ações’, selecione ‘Imprimir’ e depois ‘Lista de vendas’, Essa opção abrirá um relatório que mostrará o conteúdo a ser impresso, caso esteja de acordo, basta clicar no ícone ‘impressora’ e aguardar a impressão.

<a href="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/01/4.jpg"><img class="alignnone size-full wp-image-591" title="4" src="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2013/01/4.jpg" alt="" width="807" height="573" /></a>

Entrada e Saída Manual de Mercadorias

Algumas vezes é necessário fazer pequenos ajustes em estoque, dando entrada ou saída de uma ou duas mercadorias. Quando esta movimentação de estoque não se encaixa em nenhuma operação (como venda, romaneio, transferência por exemplo) deve-se usar a Entrada/Saída Manual de estoque.

No Retaguarda do Focus Lojas (navegador), vá até a aba Operações-> Entrada/saída manual.

Em seguida, escolha a loja onde ocorrerá a movimentação da mercadoria, o tipo de operação (entrada ou saída), a quantidade que estará sendo movimentada, a referência do respectivo produto.

O sistema ao encontrar o produto já irá identificar a quantidade atual em estoque e informará como irá ficar após a movimentação. Se estiver certo de que está tudo correto,  clique em confirmar.

Ranking de Vendedores

O nosso sistema possui uma função onde você terá acesso a detalhes das vendas de seus vendedores. Permitindo assim que você saiba de toda a movimentação individual de cada colaborador de sua empresa, facilitando a avaliação.
Um relatório de ranking de vendedores pode ser muito útil a fim de fazer com que cada vendedor saiba onde está posicionado e possa melhorar cada vez mais para subir de lugar no ranking. Isto pode servir de estímulo ao lado competidor de cada colaborador, fazendo que eles queiram subir e se superar, melhorando assim o desempenho e consequentemente o volume de vendas. Nada como um funcionário estimulado para fazer prosperar uma empresa

Como tirar o relatório de ranking de vendas

Para gerar um relatório de ranking de vendas, basta acessar o menu Relatórios-> Vendas -> Ranking de Vendas. Selecione a loja e o período desejado (filtros) e clique ‘Buscar’. O sistema gerará um arquivo em pdf que mostrará um gráfico explicativo com todas as movimentações que medem os colaboradores no ranking de vendas.

Entendendo os dados do relatório

  1. Gráfico: Dá uma visão geral da participação de cada vendedor nas vendas.
  2. Total vendido: O total absoluto vendido por aquele vendedor no período. Informação importante mas não diz tudo pois, por exemplo, um vendedor pode ter ficado mais tempo que outro na loja ou levado sorte de pegar uma venda grande.
  3. V. Média: A venda média daquele vendedor no período selecionado.
  4. Maior V.: A maior venda feita pelo vendedor no período. Juntamente com a venda média pode mostrar se o vendedor possui vendas consistentemente volumosas. Se a venda média for alta e a maior venda estiver próxima da venda média, então o vendedor realmente faz vendas altas. Senão ele pode ter tido sorte e feito uma venda muito acima do seu normal.
  5. Itens por venda: Mostra a média de itens vendidos a cada venda. Lembrando que quando este número estiver próximo de 1 mostra que o vendedor sempre vende poucos itens por venda, quando está mais próxima de dois indica que o vendedor consegue vender na maior parte das vezes mais de um item por venda. Quanto maior este número melhor.
  6. Participação: Percentual de participação das vendas deste vendedor sobre o total.

 

Veja exemplo abaixo:

<a href="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2012/12/novo_report_ranking.jpg"><img class="alignnone size-full wp-image-542" title="novo_report_ranking" src="http://acras.com.br/wp-content/uploads/2012/12/novo_report_ranking.jpg" alt="" width="935" height="550" /></a>