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Entenda o ciclo de faturamento da Acras Sistemas

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A Acras Sistemas comercializa seus dois produtos (Focus NFe e Focus Lojas) e suas variações na modalidade de Software como Serviço. Isto significa que para a maioria dos casos são cobradas mensalidades pelo uso, hospedagem e suporte aos sistemas.

Este artigo explica como se dá o ciclo de cobrança destas mensalidades.

Pré-pago ou Pós-pago?

Toda mensalidade paga para a Acras é pós-paga, ou seja, primeiro ocorre o uso do produto para depois ocorrer a cobrança. Esta lógica pode ser invertida em alguns casos, onde há necessidade de um trabalho manual extra para a equipe da Acras, a saber:

  • Customização¹ de etiquetas no Focus Lojas
  • Customização¹ de relatórios no Focus Lojas
  • Implementação de um novo município para emissão de NFSe no Focus NFe

Apuração de quantidade de notas emitidas: A apuração da quantidade de notas emitidas, para os planos em que o volume de notas é tarifado, considera o período do dia 25 de um mês até dia 24 do mês seguinte. Por exemplo, a fatura que vencerá dia 10 de Dezembro refere-se às notas emitidas de 25 de Outubro até 24 de Novembro.

¹ Customizações são limitadas e sujeitas a verificação de viabilidade

Qual é a data de vencimento e forma de pagamento?

Por padrão a data de vencimento é todo dia 10, porém você pode solicitar a alteração para um dos 3 dias disponíveis: 5, 10 ou 15.

A forma de pagamento é exclusivamente através de boleto bancário registrado. Isto quer dizer que você pode configurar seu DDA para realizar o pagamento. Importante: Utilizamos a empresa Iugu como intermediária de nossas cobranças, portanto em seu DDA irá aparecer o nome Iugu Serviços para a Internet LTDA. A empresa está estudando meios para que seja apresentado o nome da Acras no DDA.

Quando e como receberei as faturas?

Todo primeiro dia útil do mês, de forma automática, o sistema tarifador da Acras irá gerar as faturas conforme o uso dos sistemas no mês anterior. Então, por exemplo, dia 1º de Dezembro ocorrerá a apuração do uso realizado no mês de Novembro.

Até o dia 5 de cada mês são gerados os boletos, emitidas as notas e enviado para os emails cadastrados.

As faturas e notas fiscais são enviadas exclusivamente por email, não realizamos envio por correio.

Como a Acras lida com a inadimplência?

Assim que um boleto vence sem que seja pago nós iniciamos um processo de avisos e bloqueios, da seguinte forma:

1 dia de atraso: Notificação de não recebimento na data de vencimento.
5 dias de atraso: Nova notificação de não recebimento.
10 dias de atraso: Notificação de não recebimento e aviso de bloqueio.
10+ dias de atras: Bloqueio temporário de acesso ao sistema.
2+ mensalidades em atraso: Cancelamento de contrato.
6+ meses de cancelamento: Possibilidade de exclusão dos dados da empresa.

Bem vinda a bordo Lu Namur!

NFe, Sem categoria, SGL, Suporte

Temos o prazer de receber nossa mais nova integrante da equipe de suporte: Luciana Namur. Trabalhou recentemente na unidade da IBM no Brasil, em Hortolândia, atendendo clientes e parceiros e ajudando na solução de problemas nas 3 Américas. Irá operar a partir da cidade de Ponta Grossa e  irá trabalhar exclusivamente no atendimento a nossos usuários. Seja bem vinda a bordo!

Nossa equipe atual é formada ainda por:

Ricardo Acras: Formado em Ciência da Computação pela UFPR e com MBA em gestão empresarial pela FGV, é o sócio fundador da Acras e o arquiteto por trás dos produtos Focus Lojas e Focus NFe.

 

Egon Hilgenstieler: Mestre em Ciência da Computação pela UFPR, trabalhou durante 8 anos como professor universitário, incluindo na UFPR e hoje aplica seus conhecimentos na área de inovação tecnológica dentro da Acras.

 

SLA – Nosso Acordo de Nível de Serviço

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Última atualização: 25/04/2016

O SLA (do inglês Service Level Agreement), ou Acordo de Nível de Serviço, define quais são os parâmetros no atendimento que uma empresa de serviço propõe para seus clientes.

Modelar um SLA que possibilite um bom atendimento ao cliente sem que o custo seja elevado é uma tarefa complicada.

Abaixo segue um resumo de nosso SLA e depois uma explicação para cada uma das decisões que nos levaram a este modelo.

SLA da Acras

  • Meios de Atendimento
    • E-Mail: Atendimento por e-mail pode ser solicitado a qualquer momento. Será feito o encaminhamento da solicitação em até 48 horas úteis.
    • Chat: Atendimento online via chat quando necessário. O agente de suporte irá enviar um convite para o bate papo.
    • Acesso Remoto: Quando um acompanhamento mais intenso de alguma operação ou alguma intervenção técnica for necessária diretamente no computador do cliente iremos agendar um acesso remoto.
    • Telefone: Quando se considerar necessário que seja feito um atendimento por voz, o atendente da Acras irá entrar em contato com o cliente da forma combinada entre eles.
  • Tempo de resposta
    • Reação inicial: A reação inicial consiste em uma primeira resposta ao problema, nela serão solicitados os dados ou ações necessárias para que tenhamos uma visão clara de qual é o problema. Para casos mais simples é possível que já na reação inicial seja apontada a solução para o problema. A reação inicial a qualquer chamado deverá ocorrer em menos de 8 horas úteis. Normalmente este tempo é bem menor.
    • Encaminhamento: O encaminhamento consiste ou na solução definitiva do problema ou então em uma explicação clara do que ocorreu e quais serão as medidas a serem tomadas apontando, se for o caso, o prazo para a solução.
    • Finalização: Poderá ocorrer em qualquer das duas etapas anteriores ou a posteriori, desde que as duas etapas anteriores tenham sido contempladas.
  • Infra-estrutura
    • A Acras Sistemas é uma empresa especializada em produção e fornecimento de sistemas como serviço (SaaS). Não tendo expertise em montagem de servidores e Data Centers.
    • Desta forma a empresa se responsabiliza em manter seus sistemas alocados nos melhores servidores disponíveis no mercado, de forma a ter a seu dispor o que há de mais moderno em termos de infra-estrutura.
    • Sendo assim a Acras, atualmente, mantém um parque de servidores contratados na Amazon Web Services (AWS) possuindo servidores de aplicação, banco de dados, DNS, balanceamento, arquivos e etc.
    • O número e localização exata dos servidores não é divulgada por motivo de segurança, porém é garantido que existem servidores no Brasil e no exterior de forma a minimizar o risco de falta de conectividade com seus sistemas.
    • Além deste parque alocado na AWS, no tocante a software de servidor utilizamos sistemas distribuídos, escaláveis e com monitoramento automático contínuo, sempre havendo algum técnico responsável para o caso de queda e indisposição dos serviços.
  • Disponibilidade do serviço
    • Dada a infra-estrutura citada no item anterior a nossa garantia de uptime é a mesma oferecida pela AWS, sendo esta acima de 95% do tempo.
    • Resgitros históricos dos últimos 24 meses mostram uma disponibilidade real histórica de mais de 99,99%.

Princípios

Na confecção de nosso SLA seguimos alguns princípios que passamos a explicar abaixo.

Atendimento presencial

Este tipo de atendimento tende a trazer custos adicionais e ainda ser menos eficiente. Para poder prover um serviço de qualidade e a baixo custo como nós fazemos, temos que ter como mercado alvo todo o Brasil. Para alcançar tantos locais teríamos que partir para parceiros de atendimento em cada região do país. Não é difícil imaginar que parceiros menos confiáveis acabem provendo um serviço de baixa qualidade, sem pontualidade, etc.

Com as tecnologias atuais podemos acessar qualquer computador à distância. Desta forma podemos manter em nossa central menos técnicos, porém mais bem treinados e sob nosso controle de qualidade.

Atendimento telefônico

Aqui na Acras nós tivemos o atendimento telefônico por alguns anos e a conclusão a que chegamos é que ele simplesmente não é eficiente e nem eficaz, alguns motivos para isto são:

  • Quando um analista atende ao telefone, ele só pode atender a um cliente por vez. Quando atende de forma online, pode atender pelo menos 3 ao mesmo tempo. Assim, podemos delegar mais atendimentos à pessoas mais preparadas.
  • Em mais de 90% dos atendimentos é necessário executar um link, passar alguma informação por email, etc. O atendimento telefônico geralmente “se transforma” em um atendimento online.
Com estas ideias realmente acreditamos que podemos atender melhor aos nossos clientes. Se você tem alguma sugestão, elogio ou reclamação a nós, não hesite em nos enviar para contato@acras.com.br.