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Otimização de estoque – Por que não deixar mercadorias paradas

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Armazenar sobras de estoque é um erro muito comum entre os lojistas e que pode ser resolvido com promoções agressivas, que podem inclusive conter produtos que são vendidos abaixo do seu valor de custo. O lojista pode acreditar estar tendo prejuízo nesta situação mas nem sempre é assim. Neste artigo vou tentar convence-los de que muitas vezes vender produtos abaixo de seu custo pode representar lucro, então vamos lá. Primeiro algumas definições.

Estoque ideal

Primeiramente quero falar um pouco do que seria o estoque ideal, ou seja, aquele que geraria o maior lucro possível.

Idealmente teríamos em nossa loja um estoque exato, todos os produtos seriam vendidos com mark-up “cheio”, absolutamente nenhum produto ficaria parado na loja e, principalmente, nenhuma venda seria perdida por falta de produto. Resumidamente, temos em nossa loja exatamente o que irá vender, nem um produto a mais, nem um produto a menos. Esta é a situação perfeita. Tão perfeita quanto impossível de ocorrer.

O estoque real e o preço

Não temos como saber a priori tudo o que irá vender, por isso o lojista compra sempre a mais. Mais cores, mais modelos, mais tamanhos do que efetivamente será vendido.

São vários os fatores que determinam quais produtos terão saída. Aquela blusa muito parecida com a que a atriz da capa daquela revista famosa está usando. O inverno pode não estar tão frio assim. Ou então aquela estampa pode ter caído no gosto das mulheres inesperadamente.

Independente do fator que determina o que vende a mais ou a menos, existe um segundo fator que vai determinar as vendas de todos os produtos: o preço. Depois de termos comprado o nosso estoque, esta será a única variável que vamos poder operar.

O grande engano

Quando a estação se encaminha ao fim, começa a ficar claro quais produtos ficarão parados no estoque.

Muitos lojistas fazem promoções tímidas (20, 30, 40%) e acabam armazenando parte das sobras do estoque acreditando que aquele produto vende sempre, e no próximo inverno vai poder colocá-lo em exposição novamente. Isto pode até ser verdade, mas considere os seguintes fatores:

  • E se o produto não vender novamente no próximo ano? Terá ficado um ano inteiro parado em estoque apenas para ver que ficará mais um ano.
  • O valor de custo do produto estará parado. Isto equivale a pegar dinheiro vivo e deixar no cofre. Muitas vezes isto ocorre ao mesmo tempo em que se paga juros para adiantar recebimentos em cartão ou cheque, além de empréstimos e juros de cheque especial. Faz sentido? Sem contar que com este dinheiro em mãos poderia-se comprar a próxima coleção a vista, ganhando um desconto do fornecedor, ou então poderia ser usado em propaganda turbinando as vendas desta coleção.
  • Ano que vem, com o mesmo valor ou até menos, você poderá comprar novamente as peças que precisar, então pra quê guardar o estoque e deixar o dinheiro parado por todo o ano?

A análise do lucro por coleção

Façamos um exercício simples de matemática. Vou simular com valores e quantidades pequenos para efeito de exemplo, mas não é difícil extrapolar para todo o estoque de sua loja.

Vamos imaginar que nesta coleção compramos 5 produtos a R$10,00 cada e colocamos o preço de venda em R$15,00.

Agora vamos imaginar que a estação está chegando ao final e vendemos apenas 3 produtos, faturando R$45,00. Se optarmos por deixar os 2 produtos restantes parados em estoque para vender no próximo ano, vamos carregar por longos meses este prejuízo de R$5,00 (-10%).

Agora, se fizermos uma super promoção e conseguirmos vender os produtos restantes por R$3,00 cada (80% de desconto!!!) teremos um lucro de R$1,00 (+2%). O que é melhor? Os dois produtos da promoção aparentemente foram vendidos com prejuízo, mas se verificarmos toda a coleção, o lucro está justamente nestes produtos. Eles salvaram a estação!

Conclusão

Várias medidas podem ser tomadas para otimizar o estoque, aqui abordamos apenas a questão das mercadorias paradas, um erro muito comum entre lojistas e que se compreendido e evitado (utilizando promoções) pode representar aquele lucro que estava faltando em sua loja.

Controle de estoque refinado com a análise de marcas

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O controle de estoque é fundamental no gerenciamento de uma loja. Todo lojista sabe que, além de vender bem, deve comprar bem. A compra é uma etapa fundamental no processo do varejo.

Em lojas multi-marcas o lojista está constantemente procurando novas marcas que possam dar um empurrão extra nas vendas, e querem se livrar das marcas que não vendem bem.

Para ter esta visualização para qualquer período siga o menu Relatórios -> Vendas -> Ranking de Marcas.

Veja o exemplo abaixo, a marca que mais vendeu em quantidade não é necessariamente a melhor, pois outras que vendem menos tiveram uma margem maior.

 

Caixa de busca de produtos no Ponto de Venda

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Todo lojista sabe que uma das operações mais críticas em um sistema de frente de caixa é a venda. Neste momento são coletadas informações estratégicas sobre seu negócio, o estoque é movimentado, os recebimentos ocorrem e seu cliente pode ser cadastrado.

Uma tela de vendas completa, rápida e fácil de operar é estratégico para o lojista e nossa proposta sempre foi a de deixar esta tela o mais ágil possível.

Na versão 4.6 do sistema estamos lançando uma melhoria na forma como o PDV localiza os produtos, esta melhoria deverá diminuir o tempo de entrada dos produtos em casos em que não se tem um código de barras disponível.

Assista ao vídeo abaixo e nos conte o que achou!

Como Lidar com Saldo do Cliente

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Existem casos em que o cliente faz uma troca de mercadorias, mas compra um valor menor do que devolveu, ficando assim uma sobra.

Como lidar com isso?

Cada loja possui uma maneira diferente e o Focus Lojas ajuda em todos os casos. Assista ao vídeo abaixo e saiba como.

SLA – Nosso Acordo de Nível de Serviço

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Última atualização: 25/04/2016

O SLA (do inglês Service Level Agreement), ou Acordo de Nível de Serviço, define quais são os parâmetros no atendimento que uma empresa de serviço propõe para seus clientes.

Modelar um SLA que possibilite um bom atendimento ao cliente sem que o custo seja elevado é uma tarefa complicada.

Abaixo segue um resumo de nosso SLA e depois uma explicação para cada uma das decisões que nos levaram a este modelo.

SLA da Acras

  • Meios de Atendimento
    • E-Mail: Atendimento por e-mail pode ser solicitado a qualquer momento. Será feito o encaminhamento da solicitação em até 48 horas úteis.
    • Chat: Atendimento online via chat quando necessário. O agente de suporte irá enviar um convite para o bate papo.
    • Acesso Remoto: Quando um acompanhamento mais intenso de alguma operação ou alguma intervenção técnica for necessária diretamente no computador do cliente iremos agendar um acesso remoto.
    • Telefone: Quando se considerar necessário que seja feito um atendimento por voz, o atendente da Acras irá entrar em contato com o cliente da forma combinada entre eles.
  • Tempo de resposta
    • Reação inicial: A reação inicial consiste em uma primeira resposta ao problema, nela serão solicitados os dados ou ações necessárias para que tenhamos uma visão clara de qual é o problema. Para casos mais simples é possível que já na reação inicial seja apontada a solução para o problema. A reação inicial a qualquer chamado deverá ocorrer em menos de 8 horas úteis. Normalmente este tempo é bem menor.
    • Encaminhamento: O encaminhamento consiste ou na solução definitiva do problema ou então em uma explicação clara do que ocorreu e quais serão as medidas a serem tomadas apontando, se for o caso, o prazo para a solução.
    • Finalização: Poderá ocorrer em qualquer das duas etapas anteriores ou a posteriori, desde que as duas etapas anteriores tenham sido contempladas.
  • Infra-estrutura
    • A Acras Sistemas é uma empresa especializada em produção e fornecimento de sistemas como serviço (SaaS). Não tendo expertise em montagem de servidores e Data Centers.
    • Desta forma a empresa se responsabiliza em manter seus sistemas alocados nos melhores servidores disponíveis no mercado, de forma a ter a seu dispor o que há de mais moderno em termos de infra-estrutura.
    • Sendo assim a Acras, atualmente, mantém um parque de servidores contratados na Amazon Web Services (AWS) possuindo servidores de aplicação, banco de dados, DNS, balanceamento, arquivos e etc.
    • O número e localização exata dos servidores não é divulgada por motivo de segurança, porém é garantido que existem servidores no Brasil e no exterior de forma a minimizar o risco de falta de conectividade com seus sistemas.
    • Além deste parque alocado na AWS, no tocante a software de servidor utilizamos sistemas distribuídos, escaláveis e com monitoramento automático contínuo, sempre havendo algum técnico responsável para o caso de queda e indisposição dos serviços.
  • Disponibilidade do serviço
    • Dada a infra-estrutura citada no item anterior a nossa garantia de uptime é a mesma oferecida pela AWS, sendo esta acima de 95% do tempo.
    • Resgitros históricos dos últimos 24 meses mostram uma disponibilidade real histórica de mais de 99,99%.

Princípios

Na confecção de nosso SLA seguimos alguns princípios que passamos a explicar abaixo.

Atendimento presencial

Este tipo de atendimento tende a trazer custos adicionais e ainda ser menos eficiente. Para poder prover um serviço de qualidade e a baixo custo como nós fazemos, temos que ter como mercado alvo todo o Brasil. Para alcançar tantos locais teríamos que partir para parceiros de atendimento em cada região do país. Não é difícil imaginar que parceiros menos confiáveis acabem provendo um serviço de baixa qualidade, sem pontualidade, etc.

Com as tecnologias atuais podemos acessar qualquer computador à distância. Desta forma podemos manter em nossa central menos técnicos, porém mais bem treinados e sob nosso controle de qualidade.

Atendimento telefônico

Aqui na Acras nós tivemos o atendimento telefônico por alguns anos e a conclusão a que chegamos é que ele simplesmente não é eficiente e nem eficaz, alguns motivos para isto são:

  • Quando um analista atende ao telefone, ele só pode atender a um cliente por vez. Quando atende de forma online, pode atender pelo menos 3 ao mesmo tempo. Assim, podemos delegar mais atendimentos à pessoas mais preparadas.
  • Em mais de 90% dos atendimentos é necessário executar um link, passar alguma informação por email, etc. O atendimento telefônico geralmente “se transforma” em um atendimento online.
Com estas ideias realmente acreditamos que podemos atender melhor aos nossos clientes. Se você tem alguma sugestão, elogio ou reclamação a nós, não hesite em nos enviar para contato@acras.com.br.

Relatório: Pagamentos por Data

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Um relatório básico e ainda muito útil é o de pagamentos por dia. Para o lojista não se perder em seu planejamento financeiro criamos o relatório de Pagamentos por dia. Para emitir este relatório siga os passos no sistema de retaguarda:

  1. Siga o menu Relatórios -> Financeiro -> Pagamentos por Data
  2. Selecion o período e a situação (Provavelmente você vai querer apenas títulos com situação Pendente)
  3. Clique em Buscar.

Relatório: Raio X do Cliente

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O Raio X do cliente é um relatório de interesse para lojas que possem clientes recorrentes. Com ele o lojista pode ter informações preciosas sobre um determinado cliente, como por exemplo qual é o seu ticket médio, quantas vezes comprou, quando comprou pela primeira e pela última vez. Além destas informações ainda é possível saber quais as marcas prediletas deste cliente e também quais marcas ele mais devolveu.

Com este relatório as lojas que possuem clientes recorrentes possuem mais material para trabalhar o relacionamento com seus clientes.

Para emitir este relatório basta seguir os passos:

  1. Siga o menu Relatórios -> Clientes -> Raio X do Cliente
  2. Escolha um cliente
  3. Clique em Buscar
Bom proveito!

Promoções no Focus Lojas

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A partir da versão 4.5 o Focus Lojas permite a definição de promoções, que podem ser definidas pela internet no sistema de retaguarda e são automaticamente propagadas para as lojas. O PDV irá sempre buscar o melhor preço para o cliente e irá indicar na tela quando o produto inserido pertencer a alguma promoção.

 

Definição de promoções

Para definir uma promoção, acesse o sistema de retaguarda e siga o menu Cadastros -> Promoções e clique em Novo.

Os campos da promoção são definidos da seguinte forma:

Nome: O nome da promoção que irá aparecer no PDV na hora da venda.
Válido de: Período em que a promoção será válida.
Ativo: Indica se a promoção está ativa.
Lojas: Indica se a promoção é válida para todas as lojas da rede ou apenas para lojas selecionadas.
Tipo de desconto:

  • Percentual: Será informado um desconto em % que será aplicado ao produto na hora da venda, com base em seu preço atual de etiqueta.
  • Valor absoluto: Será informado um valor para cada produto incluído nesta promoção e o PDV irá considerar este valor.

Desconto: Quando escolhida a opção de tipo de desconto em percentual, neste campo será informado o índice de desconto.
Desconto Por: Indica qual será a filtragem do desconto, ele pode ser:

  • Por Produto
  • Por Tipo de Produto
  • Por Seção
  • Por Coleção
  • Por Marca
Itens da promoção: Escolhidos os dados da promoção é hora de adicionar os itens que irão participar dela. Conforme o que foi escolhido no item anterior (Desconto Por) é hora de adicionar quais itens irão participar. Por exemplo, podemos fazer uma promoção de calças e bermudas escolhendo o Desconto Por tipo de produto e adicionando os tipos Calça e Bermuda.

PDV

O PDV irá buscar as promoções no retaguarda de forma automática. Ao entrar um produto na venda será mostrada a promoção escolhida, como indicado na imagem abaixo:

 

O sistema armazena a informação da promoção utilizada em cada item de venda. Desta forma seremos capazes de adicionar relatórios estatísticos que indiquem a eficácia de cada promoção realizada.

Requisitos para o PDV

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Este artigo fala sobre as configurações mínimas necessárias para que o PDV do sistema Focus Lojas possa funcionar apropriadamente.

Requisitos de Hardware

O PDV funciona praticamente em qualquer máquina atual. Os requisitos abaixo são estipulados apenas para se ter uma base de comparação:

  • 100 MB  livres de HD
  • Processador Pentium no mínimo (Hoje em dia qualquer processador é melhor do que um Pentium)

Requisitos de Software

O PDV funciona exclusivamente em ambiente Windows, as versões do windows suportadas são:

  • Windows XP (Será descontinuado em Dezembro de 2013)
  • Windows Vista
  • Windows 7
Nota: O sistema funciona em Windows 64 bits, porém existe uma limitação para sistemas fiscais que utilizam a impressora fiscal da Bematech. Neste caso será obrigatório que se use conexão serial e algumas funções do PAF-ECF não irão funcionar.

Diretórios do sistema

O sistema por padrão é instalado em duas subpastas da pasta de dados de aplicativos do windows (Não confundir com a pasta de Programas)Windows:

  • c:\Documents and Settings\All Users\Dados de Aplicativos\
  • c:\ProgramData\
Dentro desta pasta são criadas duas pastas: FocusLojas e ACRASSGL

Permissões do Windows

Para que o PDV funcione apropriadamente é imprescindível que uma das premissas abaixo sejam contempladas:
  • Todos os usuários que terão acesso ao sistema tenham permissão total de escrita nos dois diretórios do sistema e seus subdiretórios
  • Todos os usuários que terão acesso ao sistema sejam administradores

Internet

O sistema é tolerante a falhas na internet, porém uma conexão de internet confiável é necessária para que as sincronizações ocorram. Além disso nenhum firewall pode estar bloqueando acesso aos seguintes domínios (incluindo qualquer caminho):

  • app.focuslojas.com.br
  • acras.net
  • acras.com.br
  • app.acras.com.br
  • ftp.acras.com.br

Configurando o caixa dos Pontos de Venda (PDVs)

SGL

O manejo do caixa nos PDVs é configurável diretamente pelo sistema online de retaguarda e pode ser configurado por loja. Abaixo explicamos como o funcionamento do caixa pode ser configurado.

Passo 1: Siga o menu Parâmetros do Sistema -> Configurações do sistema, clique na seção Lojas e escolha a loja que deseja configurar conforme a imagem abaixo:

Passo 2: Role até encontrar as configurações mostradas na imagem abaixo.

As configurações funcionam assim:

Abertura automática de caixa: Indica ao sistema que ele deve abrir um caixa automaticamente quando não houver nenhum caixa aberto. Isto significa que quando qualquer movimentação de caixa ocorrer sem que haja caixa aberto, a abertura do caixa será transparente para o operador.

Exigir operador do caixa: Indica ao sistema que ele deve exigir que um usuário do PDV com permissão de caixa deve estar logado sempre que o caixa for operado. A cada operação de recebimento, entrada ou saída em caixa, um operador deve estar logado. Além disso, o operador que abriu o caixa é o único com permissão para operá-lo.

Utilizar bate-caixa: O bate-caixa é um processo mais rígido para fechamento de caixa, onde o operador é obrigado a informar tudo o que possui em caixa às cegas, ou seja, sem que o sistema lhe dê informações de quanto deve haver em caixa. Havendo diferenças, o operador deve informar uma justificativa e tudo isso é registrado. Para saber como funciona o bate-caixa leia este artigo ou então, para ver como é o fechamento de caixa sem o uso do bate-caixa, leia este.